Статистика по созданным документам

Для просмотра статистики по созданным документам в Doc.one откройте раздел Настройки.

В блоке Документы содержится информация по созданным документам:

• за последний месяц;
• за последний год;
• за весь период.

Кроме того, в блоке доступно формирование подробного отчета по созданным документам в формате CSV.

Чтобы сформировать отчет:

1. Нажмите кнопку  в правом верхнем углу блока Документы.
2. Выберите Скачать отчет.

Будет сформирован и сохранен на устройство отчет в формате CSV по всем созданным в Doc.one документам.

Данные по каждому документу содержат:

• Название документа/пакета;
• URL документа;
• Название шаблона;
• URL шаблона;
• Дата и время создания документа;
• ФИО пользователя, создавшего документ;
• Email пользователя, создавшего документ.

Изменить язык

Доступны два языка интерфейса: русский и английский. Две настройки влияют на отображение языка интерфейса в Doc.one.

Администратор может настроить язык интерфейса Doc.one для всей системы:

1. Откройте раздел Настройки.
2. Выберите язык в поле Язык блока Основное.

Изменения сохранятся автоматически.

Пользователь может задать язык интерфейса для своего аккаунта. Подробнее см.: Поля ввода данных.

Настроить формат даты

Администратор может настроить формат ввода даты, а также формат вывода даты по умолчанию для всех пользователей системы.

Для этого:

1. Откройте раздел Настройки.
2. В поле Формат даты выберите формат даты из выпадающего списка.

Формат сохранится автоматически.

Настроить формат чисел

В Doc.one можно выбрать формат разделителя целой и дробной части числа при вводе и отображении числа. Администратр может выбрать запятую или точку.

Для этого:

1. Откройте раздел Настройки.
2. В поле Формат чисел выберите формат из выпадающего списка.

Формат сохранится автоматически.

Настроить политику паролей

Администратор может настроить политику паролей:

• минимальную длину;
• сложность;
• максимальный срок действия пароля;
• тайм-аут для сессии пользователя;
• запрет на установку ранее использовавшихся паролей;
• блокировку учетной записи из-за неверного ввода пароля.

Для этого:

1. Откройте раздел Настройки.
2. В блоке Политика паролей укажите параметры в полях (значения выбираются из выпадающих списков).

Обратите внимание, что после использования всех попыток входа, пользователь блокируется. Восстановить его может только администратор в разделе Пользователи. Cм. подробнее: Поля ввода данных.

Microsoft Azure Active Directory

Интеграция Doc.one и Microsoft Azure Active Directory позволит организовать централизованный доступ всех сотрудников к сервису Doc.one, а также легко управлять профилями пользователей Doc.one в вашей организации.

Чтобы подключить Azure Active Directory:

1. Добавьте Doc.one в список приложений в личном кабинете Microsoft Azure Active Directory и получите необходимый набор настроек.
2. Откройте раздел Настройки в Doc.one.
3. Нажмите кнопку Включить справа от названия приложения Microsoft Azure Active Directory, расположенного в блоке Интеграции.
4. Появится окно Настройка Azure Active Directory. Введите в поля данные из личного кабинета Microsoft Azure Active Directory.
5. Нажмите кнопку Сохранить.
6. В личном кабинете Microsoft Azure Active Directory укажите пользователей, которым будет доступна авторизация в Doc.one.

При вводе email в форме авторизации Doc.one пользователь авторизуется автоматически.

Если у пользователя отсутствует учетная запись в Doc.one, ему по умолчанию будет присвоена роль "Пользователь". В дальнейшем роль может изменить администратор.

Чтобы изменить настройки подключения:

1. Откройте раздел Настройки в Doc.one.
2. Если приложение подключено, в блоке Интеграции отображается кнопка  справа от наименования приложения. Нажмите кнопку.
3. Появится окно Настройка Azure Active Directory. Измените данные подключения.
4. Нажмите кнопку Сохранить.
5. Приложение будет подлючено с учетом измененных параметров.

Чтобы отключить Azure Active Directory:

1. Откройте раздел Настройки в Doc.one.
2. Нажмите кнопку Отключить справа от названия приложения Microsoft Azure Active Directory, расположенного в блоке Интеграции.

Приложение отключено. После отключения авторизация в Doc.one доступна через ввод логина и пароля пользователя.

Microsoft Active Directory

Подключение Active Directory

Doc.one можно подключить к службе каталогов Microsoft Active Directory (AD), что обеспечит централизованное ведение учетных записей пользователей.

Интеграция настраивается в конфигурационном файле Doc.one.

Описание параметров:

• host – адрес, на котором находится контроллер домена;
• domainName – имя домена, в котором расположены синхронизируемые пользователи (необязательный параметр; если не указан, используется host);
• container – выделенное имя (DN, distinguished name) корневого контейнера, который содержит синхронизируемые группы (обязательный параметр);
• userName – имя пользователя для подключения к службе AD (обязательное);
• password – пароль пользователя для подключения к службе AD (обязательное);
• mappings – список синхронизируемых групп AD;
• groupName – имя группы в AD;
• role – роль пользователя в Системе, сопоставленная с группой в AD;
• listeners – список OU, которые необходимо прослушивать на предмет изменений, чтобы синхронизировать пользователей с AD в реальном времени;
• distinguishedName – выделенное имя прослушиваемой OU.

Если значения mappings, listeners не указаны, Система считает, что синхронизировать нечего. Если какое-то значение некорректное, то данная запись будет пропускаться.

После подключения интеграции производится полная синхронизация всех пользователей с AD, затем обновление данных производится периодически согласно настройке в конфигурационном файле (по умолчанию, ежедневно в полночь).

Первичная привязка пользователя Doc.one к пользователю AD осуществляется по совпадению электронной почты. После этого у пользователя проставляется objectGUID пользователя из AD и дальнейшая синхронизация осуществляется по этому идентификатору.

Управление пользователями

При подключенном AD управление пользователями возможно только из AD.

В Doc.one становятся недоступными следующие функции управления учетными записями пользователей:

• Добавление
• Редактирование
• Блокировка и разблокировка
• Повторная отправка приглашения
• Отмена приглашения

В разделе Пользователи администратору доступен только просмотр учетных записей.

В разделе Настройки администратору недоступно подключение интеграции и настройки безопасности пароля.

Самому пользователю недоступно редактирование своего профиля.

Чтобы добавить пользователя в Doc.one, добавьте его в папку AD. После очередной синхронизации учетная запись пользователя появится в разделе Пользователи c отметкой Ожидает до тех пор, пока пользователь не авторизуется.

При добавлении пользователя в AD email с приглашением не отправляется.

Если добавленный пользователь находится в нескольких группах доступа, то в Doc.one ему назначается роль с максимальными назначенными правами.

Авторизация и восстановление пароля при подключенном AD

Если в Doc.one настроена интеграция с AD, то в зависимости от настроек AD:

• Пользователь авторизуется автоматически (NTLM authentication);
• При переходе на страницу авторизации отображается встроенное в браузер окно запроса логина и пароля.

Если в Doc.one настроена интеграция с AD, то восстановление пароля недоступно. При переходе на страницу восстановления пароля осуществляется переадресация на страницу авторизации, на которой работает AD.

Управление пользователями

Пользователь с правами администратора может управлять доступом пользователей в Doc.one.

Работа с учетными записями пользователей производится в разделе Пользователи.

В разделе содержится список всех пользователей Doc.one, включая тех, кому только еще отправлено приглашение, и заблокированных пользователей.

По каждому пользователю в списке доступна информация:

• Пользователь – имя пользователя, включая инициалы;
• Email – электронный адрес пользователя (логин);
• Роль – роль пользователя в соответствии с правами: Пользователь, Менеджер, Администратор;
• Статус – для заблокированных и приглашенных пользователей отображается отметка.

Чтобы просмотреть профиль пользователя:

1. Наведите на него курсор и нажмите кнопку  справа.
2. Выберите Редактировать.

Откроется страница с данными выбранного пользователя.

Пригласить нового пользователя

Чтобы пригласить нового пользователя в Doc.one:

1. Откройте раздел Пользователи.
2. Нажмите кнопку  в правом нижнем углу страницы.
3. Откроется окно Пригласить. Укажите электронную почту нового пользователя в поле Email.
4. В поле Роль укажите роль пользователя (Пользователь, Менеджер, Администратор), выбрав ее из выпадающего списка.
5. Заполните остальные поля.
6. Нажмите кнопку Приглашение.

На указанную почту придет приглашение со ссылкой для входа в Doc.one, пользователь будет добавлен в список раздела Пользователи с отметкой Ожидает до авторизации.

Лицо, получившее письмо, может завершить свою регистрацию в Doc.one, перейдя по ссылке из письма и установив пароль.

Отменить приглашение

Чтобы отменить приглашение:

1. Найдите пользователя в списке и наведите на него курсор.
2. Нажмите кнопку  справа.
3. Выберите Отменить приглашение.

В результате приглашение будет отменено, а пользователь будет удален из списка.

Если приглашение было отменено, ссылка для регистрации в отправленном ранее письме будет недействительна, лицо не может завершить регистрацию и начать работу в Doc.one.

Повторно отправить приглашение

Если возникли проблемы с приглашением, например, оно не дошло или затерялось, вы можете выслать повторное приглашение.

Для этого:

1. Найдите пользователя в списке и наведите на него курсор.
2. Нажмите кнопку  справа.
3. Выберите Отправить повторно.

Пользователю на почту придет письмо с приглашением. Статус Ожидает будет сохраняться до авторизации.

Настроить роль пользователя

Чтобы изменить права доступа пользователя, нужно изменить его роль:

1. Откройте раздел Пользователи.
2. Найдите пользователя в списке и наведите на него курсор.
3. Нажмите кнопку .
4. Выберите Редактирование.
5. Откроется профиль пользователя. В поле Роль укажите роль пользователя, выбрав ее из списка.

Редактировать пользователя

Чтобы изменить данные пользователя:

1. Откройте раздел Пользователи.
2. Выберите учетную запись и наведите на нее курсор.
3. Нажмите кнопку  в конце строки.
4. Выберите Редактировать.
5. Отредактируйте данные (email изменить нельзя).
6. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения изменений.

Учетная запись пользователя будет отредактирована.

Заблокировать пользователя

Чтобы запретить пользователю доступ к Doc.one, заблокируйте его учетную запись.

Для этого:

1. Откройте раздел Пользователи.
2. Выберите учетную запись и наведите на нее курсор.
3. Нажмите кнопку  в конце строки.
4. Выберите Заблокировать.

Пользователь будет заблокирован и не сможет войти в Doc.one. Рядом с его именем появится отметка Заблокирован.

Разблокировать пользователя

Чтобы разблокировать пользователя:

1. Откройте раздел Пользователи. Заблокированные пользователи выделены в списке отметкой Заблокирован.
2. Выберите учетную запись и наведите на нее курсор.
3. Нажмите кнопку  в конце строки.
4. Выберите Разблокировать.

Пользователь будет разблокирован и сможет снова войти в Doc.one.