Называние документов, которые будут созданы на основе шаблона, указывается в настройках шаблона. По умолчанию название документа - это порядковый номер документа + название шаблона.
Для изменения наименования новых документов измените настройки шаблона:
Перейдите на вкладку Настройки.
В строке Правила наименования документов отображаются метаданные документа (теги), которые используются в названии. Установите курсор в строке. Откроется выпадающий список с метаданными файла. Выберите теги и установите их последовательность:
Автор – пользователь, который создал документ;
Дата создания – дата создания документа;
Время создания – время создания документа;
Счетчик – порядковый номер документа, созданного на базе шаблона;
Название – наименование шаблона, на базе которого создан документ.
Чтобы удалить выбранный тег, установите курсор справа или слева от тега и нажмите клавишу Backspace или Delete на клавиатуре.
Вы можете добавить в название дополнительные символы и знаки препинания. Для этого введите их в строке с тегами.
Настройки формата отображения названия сохранятся автоматически и применяются к новым документам. В правом верхнем углу блока расположена строка Просмотр, которая показывает пример наименования документа по заданному шаблону.
Метаданные шаблона
Вы можете добавить свои метаданные в шаблон. Метаданные позволяют классифицировать шаблоны для дальнейшего поиска, фильтрации и выполнения сценариев. Примеры метаданных: категория, создатель, дело и пр.
Для добавления метаданных в шаблон:
Перейдите на вкладку Настройки.
Нажмите кнопку Добавить в блоке Метаданные.
Появится строка метаданных. Установите курсор в поле Название.
Появится список всех метаданных, которые добавлены в шаблоны. Выберите название из списка или введите новое в поле.
Введите значение в поле Значение.
Установите курсор вне поля ввода.
Метаданные добавлены в шаблон.
Для редактирования метаданных измените значения в таблице.
Для удаления метаданных наведите курсор на строку и нажмите кнопку .
Поиск шаблонов по метаданным выполняется методом api/v2/templates. В качестве параметров фильтрации можно использовать одно или несколько значений метаданных. Поиск и фильтрация осуществляются по точному совпадению названия метаданных и их значения, но без учета регистра. Если название параметра в метаданных совпадает с одним из параметров фильтрации метода, то приоритет отдается параметрам фильтрации метода, а не метаданным.
Как настроить формат документов
Вы можете разрешить формировать документы на основе вашего шаблона в форматах DOCX и PDF.
Для этого перейдите на вкладку Настройки и установите флаги в блоке Формат документа.
По умолчанию установлен флаг DOCX. Ели вы установите оба флага, при скачивании документа пользователь сможет выбрать формат самостоятельно.
Как запретить редактировать документ
Пользователи могут не только заполнять поля и отвечать на вопросы, но и редактировать документ, сформированный на основе вашего шаблона.
Если вы хотите, чтобы пользователи не могли изменять документ, укажите это в настройках. Для этого в перейдите на вкладку Настройки и снимите флаг Разрешить редактировать документ после создания в блоке Основное.
Внимание
Для всех новых шаблонов флаг устанавливается автоматически.
При копировании или импорте шаблона настройка редактирования сохраняется.
Установка пароля на редактирование документа
В блоке Основное вкладки Настройки содержится параметр Пароль на редактирование. Этот параметр даёт доступ на редактирование документа после ввода пароля.
При создании пароля необходимо учесть:
Правами на установку и изменение пароля обладают только пользователи с ролью Администратор, Менеджер.
Используются любые символы, включая пробел;
Максимальное количество символов - 15;
Учитывается регистр символов;
Пароль действует на редактирование документов в веб-версии, а также на редактирование скачанного документа формата DOCX в тестовом редакторе.
Если вносятся изменения в пароль, то шаблон требуется снова опубликовать. После публикации пароль распространяется на все новые и уже созданные документы.
Если шаблон снят с публикации, то для документа действует пароль, установленный в настройках неопубликованного шаблона.
При удалении шаблона пароли на документах, созданных на его основе, продолжают действовать.
Введенное значение сохраняется после расфокусировки:
Если пользователь указал новый пароль - система сохраняет новое значение;
Если пользователь удалил значение и не указал нового - система считает, что пароль на редактирование отсутствует.
В настройках также можно установить и сбросить пароль для загруженных шаблонов.
