Поля
Добавляйте в шаблон поля, чтобы пользователь мог ввести те или иные данные для формирования документа. Например, дата составления договора, город, наименование контрагента и пр.
Добавить поле
-
Установите курсор в тексте шаблона.
-
Нажмите кнопку Добавить поле на панели инструментов и выберите тип поля:
-
Заполните параметры поля на панели справа.
Введенные параметры сохранятся автоматически. Добавленное поле отобразится в тексте, а также на боковой панели.
Типы полей
Текст
Используйте поле Текст, для добавления текстового значения в документ, например, фамилия, наименование заказчика, адрес и т.д.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
-
Множественная форма - задайте конвертацию введенного пользователем значения во множественное число в тексте документа:
-
Нет - не конвертировать, значение по умолчанию;
-
Да - конвертировать;
-
Зависит от значения поля - конвертировать, если значение указанного поля больше одного;
-
-
Язык - выберите язык конвертации: русский или английский. Поле отображается, если в поле Множественная форма выбрано любое значение, кроме Нет;
-
Поле - выберите поле, от значения которого будет зависеть конвертация. Поле отображается, если в поле Множественная форма выбрано значение Зависит от значения поля.
Для формирования документа в поле можно будет вводить любые символы в неограниченном количестве. Текст, введенный в поле, отображается с применением того же шрифта и стиля, что были заданы в шаблоне документа.
Выбор
Используйте поле Выбор, если при формировании документа нужно выбрать значение из нескольких вариантов.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Значения - для указания вариантов ответа. Вводите каждый ответ с новой строки;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
-
Множественная форма - задайте конвертацию введенного пользователем значения во множественное число в тексте документа:
-
Нет - не конвертировать, значение по умолчанию;
-
Да - конвертировать;
-
Зависит от значения поля - конвертировать если значение указанного поля больше одного;
-
-
Язык - выберите язык конвертации: русский или английский. Поле отображается, если в поле Множественная форма выбрано любое значение, кроме Нет;
-
Поле - выберите поле, от значения которого будет зависеть конвертация. Поле отображается, если в поле Множественная форма выбрано значение Зависит от значения поля.
В документе отобразятся все варианты ответов, если при формировании документа значение не было выбрано.
Число
Используйте поле Число, если хотите добавить в документ число или денежную сумму. В документе пользователь сможет вводить только цифры в поле, прочие символы будут игнорироваться.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
-
Формат - выбор типа числа:
-
Целое число - целое число (по умолчанию);
-
Дробное число - дробное число;
-
Валюта - сумма в выбранной валюте до копеек, центов и т.д.;
-
Валюта (округленно) - округленная до целого числа сумма в выбранной валюте;
-
-
Валюта - выбор валюты. Отображается, если выбрано отображение результата в формате денежной суммы. Доступные значения: Рубли, Доллары, Евро;
-
Преобразовывать в текст - выберите Да, если в документе введенное значение нужно представить в виде текста;
-
Язык - выбор языка. Доступные языки: русский, английский. Отображается, если выбрана конвертация значения в текст;
-
Падеж - выбор падежа при конвертации в текст. Отображается, если выбран русский язык.
Подробнее о преобразовании значения поля в текст см. Как преобразовать числовое значение поля в текст.
Дата
Используйте поле Дата для добавления в документ даты.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
-
Формат даты - выберите в списке формат отображения даты. Если поле используется в разных частях шаблона, настройки формата необходимо указывать для каждого использования;
-
Язык - укажите, на каком языке отображать название месяца в поле (русский/английский).
При формировании документа Doc.one позволяет вводить в поле Дата только цифры, прочие символы игнорируются.
После заполнения поля выполняется проверка введенных значений. Поле выделяется цветом, если:
-
Дата указана не полностью (заполнены не все ячейки маски);
-
В поле указана несуществующая дата.
Также для ввода значений в поля Дата можно использовать календарь. Неделя в календаре начинается с понедельника.
Формула
Используйте поле Формула, чтобы показать результат вычислений значений других полей и арифметических операций над ними. Так можно вычислить и автоматически добавить в документ сумму двух введенных ранее числовых значений, вычислить процент от суммы и т.д.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Формула - для ввода формулы;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Формат - выбор формата отображения результата вычислений:
-
Дробное число - дробное число;
-
Целое число - целое число (по умолчанию);
-
Валюта - сумма до копеек, центов и т.д.;
-
Валюта (округленно) - округленная сумма до целого числа;
-
-
Валюта - выбор валюты. Отображается, если выбрано отображение результата в формате денежной суммы. Доступные значения: Рубли, Доллары, Евро;
-
Преобразовывать в текст - выберите Да, если в документе введенное значение нужно представить в виде текста;
-
Язык - выбор языка. Доступные языки: русский, английский. Отображается, если выбрана конвертация значения в текст;
-
Падеж - выбор падежа при конвертации в текст. Отображается, если выбран русский язык.
Вы можете использовать в формулах целые и дробные числа. Доступен ввод неограниченного количества знаков после разделителя для дробных чисел. В качестве разделителя можно использовать точку или запятую, не зависимо от настроек инстанса.
-
Сложение – "+";
-
Вычитание – "-";
-
Умножение – "*";
-
Деление – "/". Приоритет арифметических операций соответствует правилам математики. Для изменения приоритета используйте круглые скобки.
Вы можете использовать поле Число в формулах. Для этого в текст формулы введите символ # и выберите значение в списке полей Число шаблона и его блоков.
Для поиска конкретного поля начните ввод его наименования - Doc.one оставит в предложенном списке только те поля, названия которых содержат введенные символы.
Одно поле можно использовать несколько раз в пределах одной формулы.
Если пользователь переименовал поле в шаблоне, Doc.one актуализирует представление этого поля в формуле.
Для удаления полей и других символов в формуле используйте клавиши Backspace / Delete.
Если поле, на которое ссылается формула, было удалено из шаблона или изменило свой идентификатор, оно будет выделено оранжевым цветом.
|
Warning
|
В процессе формировании документа поля Формула не отображаются на боковой панели, только в тексте документа. Doc.one вычисляет значение формулы и подставляет его в текст документа. |
Если результатом вычисления формулы является дробное число, оно округляется до двух знаков после запятой (символ разделителя используется из настроек инстанса).
Если в формуле используются поля, значения которых еще не указаны пользователем, Doc.one подставляет на их место 0. Если формула невалидна (например, если формула ссылается на удаленное поле), в тексте документа отобразится значение "#VALUE!".
Вы можете настроить отображение результатов вычисления формулы в виде текста в документе. См. подробнее: Как преобразовать числовое значение поля в текст.
QR код
Используйте поле QR код для публикации в документе QR кода. Код формируется на основе заданного пользователем значения.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если вы работаете с другими системами и передаете в них шаблоны или документы Doc.one, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона;
-
Значение - значение, на основе которого формируется код;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
По умолчанию QR код формируется на основе параметра Значение, указанного на боковой панели при создании шаблона. Если при формировании документа пользователь укажет значение в поле на боковой панели, код будет сгенерирован на основе этого значения.
QR код отображается в виде изображения 100х100px. Если будет изменено значение на боковой панели документа или шаблона (если в документе поле не заполнено), код и его изображение изменится.
-
колонтитул;
-
текст шаблона или блока;
-
таблицу.
На QR код можно наложить условие.
Вы можете использовать поле несколько раз в пределах шаблона.
Если код содержится в типовом блоке, то после открепления текста от блока, QR код не отображается.
Компания
Использутей поле Компания для загрузки в документ данных о компании по ее ИНН. Данные заполняются через интеграцию Doc.one с сервисом CaseBook через API CaseBook. По умолчанию интеграция доступна на всех инстансах.
-
рабочую область шаблона;
-
блок;
-
колонтитулы;
-
таблицу.
Вы можете наложить условие на поле Компания.
-
Название - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;
-
Обязательное поле - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение Да, если заполнение необязательно - Нет. Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;
-
Подсказка - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю при наведении на поле в редакторе документа;
-
Внешний идентификатор - идентификатор поля во внешних системах. Если Doc.one взаимодействует с внешними системами и передает в них шаблоны или документы, укажите идентификатор поля для синхронизации шаблона. Указанную по умолчанию подсказку можно изменить;
-
Видимость - по умолчанию все добавленные поля видимы в документе. Если вы хотите скрыть, но не удалять поле, выберите значение Скрыть в параметре Видимость - тогда документ будет формироваться без учета этого поля, поле не будет отображаться в тексте и на боковой панели документа. Для отображения поля выберите Показать;
-
Данные - данные компании, которые будут загружаться в документ после ввода ИНН. Значение выбирается из списка. Параметр Данные индивидуален для каждого поля Компания, в том числе для каждой его копии;
Редактировать поле
-
Откройте вкладку Поля боковой панели. Появится список полей, которые добавлены в шаблон.
-
Выберите поле в списке и нажмите кнопку
. -
Выберите пункт Редактировать.
Новые параметры поля будут сохранены автоматически.
Как добавить существующее поле в текст шаблона
Вы можете использовать одно поле в шаблоне несколько раз: в тексте шаблона поле будет встречаться несколько раз, но на боковой панели – только один. Для формирования документа поле нужно будет заполнить только один раз.
-
Установите курсор в тексте шаблона в том месте, куда нужно добавить поле.
-
Перейдите на вкладку Поля боковой панели. Отобразится список полей, которые уже добавлены в шаблон.
-
Выберите поле в списке и нажмите кнопку
. -
Выберите пункт Вставить в текст.
Поле будет добавлено в шаблон в том месте, где был установлен курсор.
|
Note
|
Изменение поля влечет его изменение во всех местах использования. |
|
Warning
|
Doc.one запрещает создание блока, если поле используется в тексте создаваемого блока и где-то вне этого текста. |
Как преобразовать числовое значение поля в текст
Если вам нужно, чтобы в документах число или денежная сумма была написана текстом (стоимость услуги, количество товара, пени и т.д.), то следует добавить числовое поле и настроить его на отображение в виде текста. Тогда в документах указанное число будет написано текстом в заданном вами падеже.
Например, вам нужно в договоре указать текстом стоимость оплаты: "Оплата производится в размере 3150 рублей".
-
Добавьте в шаблон текст: "Оплата производится в размере".
-
Установите курсор после слова "в размере" и нажмите кнопку Добавить поле на панели управления.
-
Выберите тип Число. В тексте появилось поле ввода.
-
Укажите формат числа Валюта (округленно), так как требуется добавить денежную сумму без копеек.
-
Укажите валюту Рубли.
-
Теперь нужно настроить отображение числа в виде текста. Выберите значение Да в поле Преобразовывать в текст.
-
Выберите Русский в поле Язык.
-
Укажите падеж для слова в скобках. В данном случае - родительный.
Шаблон для нашего примера готов. Теперь для указания денежной суммы текстом вам достаточно создать документ на основе этого шаблона и указать в нем значение поля.
|
Note
|
Вы можете преобразовать таким образом число или сумму, а также результат вычислений в поле Формула. |
Как заполнить реквизиты компании, введя только ее ИНН
Представим, что в документах вы каждый раз заполняете реквизиты компании-партнера:
-
Название;
-
Юридический адрес;
-
ИНН;
-
КПП;
-
ОГРН.
Doc.one позволяет автоматически заполнять все эти реквизиты, просто введя ИНН компании.
-
Установите курсор в тексте и нажмите кнопку Добавить поле.
-
Выберите тип поля Компания. Поле добавлено в шаблон. Справа появилась панель параметров поля.
-
Заполните параметры. Измените название поля на содержательное, например, Заказчик. Укажите обязательность поля, подсказку, видимость и пр.
-
Выберите тип данных, которые будут заполнены в документе после ввода ИНН компании. В нашем примере это Наименование.
-
Установите курсор в тексте ниже добавленного поля.
-
Выберите поле в списке боковой панели и нажмите кнопку
. -
Выберите пункт Вставить в текст. Поле с таким же названием будет добавлено в шаблон.
-
Выберете это поле в тексте. Справа появились параметры для этой копии поля.
-
Сейчас в параметре Данные выберите Адрес организации.
-
Повторите действия для каждого реквизита компании. Выберите последовательно значения данных ИНН, КПП, ОГРН.
-
Опубликуйте шаблон, чтобы применить изменения.
Теперь пользователю при составлении документа достаточно только указать ИНН компании в поле Заказчик, чтобы все нужные реквизиты компании появились в документе.
Удалить поле
-
Перейдите на вкладку Поля боковой панели. Отобразится список полей, которые добавлены в шаблон.
-
Выберите поле в списке боковой панели и нажмите кнопку
. -
Выберите пункт Удалить.
-
Подтвердите действие в появившемся окне.
Найдите поле в тексте шаблона. Установите курсор слева или справа от него и нажмите клавишу Delete / Backspace.
|
Warning
|
Если поле используется в тексте один раз, вы можете использовать оба способа. Если поле используется несколько раз, то удаление поля в тексте удаляет только одно его упоминание. Если нужно удалить сразу все упоминания, используйте первый способ. |